KI und Automatisierung für Immobilienmakler
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Immobilienmakler?
Im Maklergeschäft entscheidet Geschwindigkeit. Auf ein gutes Objekt kommen dutzende Anfragen innerhalb weniger Stunden, und wer sie nicht schnell und vollständig bearbeitet, verliert sowohl Interessenten als auch den Ruf beim Eigentümer. Gleichzeitig ist die Vorbereitung eines Exposés und die Zusammenstellung der Unterlagen reine Fleißarbeit. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Immobilienmakler nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Anfragen aus Immobilienportalen beantworten und qualifizieren, Besichtigungstermine koordinieren und bestätigen, Exposés und Objektunterlagen zusammenstellen. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Anfragen aus Immobilienportalen beantworten und qualifizieren, Besichtigungstermine koordinieren und bestätigen, Exposés und Objektunterlagen zusammenstellen, Unterlagen von Eigentümern und Behörden anfordern, Interessenten nach der Besichtigung nachfassen.
- In dieser Branche übliche Systeme: Maklersoftware wie onOffice, FlowFact, propstack oder immobilienmanager; Portale wie ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen; DocuSign oder vergleichbare Signaturdienste; WhatsApp und Telefon für Interessentenkontakt. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Immobilienmakler
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Portalanfragen bearbeiten
Vorher
Auf ein Objekt kommen achtzig Anfragen; sie werden abends im Block beantwortet, viele Interessenten sind da schon weiter.
Nachher
Jede Anfrage bekommt sofort eine Antwort mit den nötigen Rückfragen zu Finanzierung und Zeitpunkt; qualifizierte Interessenten bekommen direkt Besichtigungstermine.
Ergebnis: Reaktion in Minuten, die Vorauswahl ist erledigt, bevor jemand ins Auto steigt.
Unterlagen anfordern
Vorher
Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung und Protokolle werden einzeln bei Eigentümern und Ämtern angefragt und nachgehalten.
Nachher
Die Liste der fehlenden Unterlagen wird geführt, Erinnerungen gehen automatisch raus, der Stand ist jederzeit sichtbar.
Ergebnis: die Vermarktung startet früher, weil die Mappe früher vollständig ist.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Abläufe, die sich für Immobilienmakler zuerst lohnen
Je Ablauf: was heute von Hand passiert, was danach übrig bleibt und wo die Grenze liegt.
Häufige Fragen für Immobilienmakler
- Verlieren wir nicht den persönlichen Draht?
- Der persönliche Draht entsteht bei der Besichtigung und im Verkaufsgespräch, nicht bei der achtzigsten Portalanfrage. Genau die Massenkommunikation wird abgenommen, damit für die Gespräche, auf die es ankommt, wieder Zeit ist.
- Darf eine KI Interessenten aussortieren?
- Vorsortieren nach sachlichen Kriterien wie Finanzierungsstand oder Einzugstermin ja. Eine automatische Ablehnung ohne menschliche Prüfung sollte es nicht geben — schon wegen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes. Bei uns wird sortiert und begründet, entschieden wird vom Makler.
- Was kostet Automatisierung für Immobilienmakler?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Maklersoftware wie onOffice, FlowFact, propstack oder immobilienmanager; Portale wie ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen; DocuSign oder vergleichbare Signaturdienste; WhatsApp und Telefon für Interessentenkontakt — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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Was lässt sich in eurem Betrieb automatisieren?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.