KI und Automatisierung für Vereine und Verbände
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Vereine und Verbände?
Vereine und Verbände arbeiten überwiegend mit ehrenamtlichen Kräften und einer schmalen Geschäftsstelle. Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug, Veranstaltungsorganisation und die Beantwortung von Anfragen laufen nebenbei — und bleiben liegen, wenn eine Person ausfällt. Wissen hängt an Einzelpersonen und geht bei Wechseln verloren. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Vereine und Verbände nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Mitgliederdaten pflegen und Beiträge einziehen, Anfragen von Mitgliedern beantworten, Veranstaltungen und Anmeldungen organisieren. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Mitgliederdaten pflegen und Beiträge einziehen, Anfragen von Mitgliedern beantworten, Veranstaltungen und Anmeldungen organisieren, Protokolle von Sitzungen erstellen, Förderanträge und Verwendungsnachweise erstellen.
- In dieser Branche übliche Systeme: Vereinssoftware wie SEWOBE, Vereinsflieger oder ClubDesk; Zahlungsdienstleister für den Beitragseinzug; Website und Newsletter; E-Mail-Verteiler und Messenger-Gruppen. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Vereine und Verbände
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Mitgliederanfragen
Vorher
Dieselben Fragen zu Beiträgen, Terminen und Zuständigkeiten kommen immer wieder und werden einzeln beantwortet.
Nachher
Wiederkehrende Fragen werden aus den eigenen Unterlagen sofort beantwortet, nur Einzelfälle gehen an die Geschäftsstelle.
Ergebnis: die Geschäftsstelle arbeitet an dem, was wirklich Entscheidung braucht.
Sitzungsprotokolle
Vorher
Protokolle entstehen nach der Sitzung aus Notizen, oft mit Wochen Verzug.
Nachher
Die Sitzung wird aufgezeichnet, das Protokoll entsteht mit Beschlüssen und Zuständigkeiten und wird vom Vorstand freigegeben.
Ergebnis: Beschlüsse sind dokumentiert, solange sie noch aktuell sind.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Abläufe, die sich für Vereine und Verbände zuerst lohnen
Je Ablauf: was heute von Hand passiert, was danach übrig bleibt und wo die Grenze liegt.
Häufige Fragen für Vereine und Verbände
- Können wir uns das als Verein leisten?
- Der Vollausbau meistens nicht. Was sich für viele rechnet, ist ein klar begrenzter Teil — etwa die Beantwortung wiederkehrender Anfragen oder die Protokollführung. Wer mit dem Größten anfängt, gibt Geld für etwas aus, das ehrenamtlich niemand pflegt.
- Was ist mit den Daten unserer Mitglieder?
- Für Vereine gilt dieselbe Datenschutzgrundverordnung wie für Unternehmen — auch wenn es oft anders gehandhabt wird. Verarbeitung in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und keine Nutzung zum Training sind das Minimum, nicht die Kür.
- Was kostet Automatisierung für Vereine und Verbände?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Vereinssoftware wie SEWOBE, Vereinsflieger oder ClubDesk; Zahlungsdienstleister für den Beitragseinzug; Website und Newsletter; E-Mail-Verteiler und Messenger-Gruppen — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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Was lässt sich in eurem Betrieb automatisieren?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.