Datenübertragung zwischen zwei Systemen: der unterschätzte Zeitfresser

Kaum ein Betrieb hat nur ein System. Auftragsverwaltung, Buchhaltung, CRM, Warenwirtschaft, E-Mail-Postfach — meist laufen mehrere Programme parallel, die eigentlich zusammengehörende Informationen enthalten. Was dazwischen passiert, wird selten mitgerechnet: Jemand tippt denselben Namen, dieselbe Adresse, denselben Betrag ein zweites oder drittes Mal ab.

Diese Übertragung fällt in keiner Stellenbeschreibung auf. Sie steckt in fünf Minuten hier, zehn Minuten dort, verteilt über den Tag — und summiert sich über ein Jahr zu einem der teuersten Posten, die wir in Prozessanalysen finden.

Die kurze Antwort

Datenübertragung zwischen zwei Systemen lässt sich automatisieren, sobald mindestens eines der beiden Systeme eine Schnittstelle (API) anbietet oder Daten in einem strukturierten Format wie CSV, E-Mail oder PDF exportiert. Eine Automatisierung liest die Daten dort, wo sie zuerst entstehen, und trägt sie im Zielsystem ein — ohne dass jemand sie erneut abtippt. Bei zwei Systemen mit offenen Schnittstellen ist das meist eine direkte, dauerhaft laufende Verbindung. Fehlt eine Schnittstelle, etwa bei älterer Branchensoftware, wird die Bedienoberfläche selbst nachgebildet (RPA) — das funktioniert, ist aber empfindlicher gegenüber Änderungen am Zielsystem und sollte nur dort eingesetzt werden, wo keine bessere Lösung existiert. In beiden Fällen bleibt eine Stelle im Ablauf, an der ein Mensch Auffälligkeiten bestätigt, bevor Geld oder verbindliche Daten bewegt werden.

Warum das so viel Zeit kostet, wie es kostet

Die Kosten einer manuellen Datenübertragung entstehen nicht am einzelnen Vorgang, sondern an der Wiederholung. Ein neuer Kunde wird im CRM angelegt, dann in der Buchhaltungssoftware, dann vielleicht noch im Newsletter-Tool. Jede Übertragung dauert für sich wenig — aber jede ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher, eine vergessene Aktualisierung, einen veralteten Stand in einem der Systeme.

Drei Kostenfaktoren treten dabei fast immer gemeinsam auf:

Die reine Abtippzeit. Messbar und meist der kleinere Teil der Kosten.

Die Fehlerkorrektur. Ein falsch übertragener Betrag oder eine vertauschte Ziffer fällt oft erst später auf — beim Abgleich, bei der Mahnung, beim Kunden selbst. Die Korrektur kostet dann ein Vielfaches der ursprünglichen Eingabe.

Der Auseinanderlauf der Systeme. Wird die Übertragung mal vergessen, stimmen die Systeme nicht mehr überein. Bis das auffällt, arbeiten mehrere Personen mit unterschiedlichen Ständen derselben Information.

Wie eine automatisierte Übertragung aufgebaut ist

Es gibt im Kern zwei Wege, und welcher passt, hängt vom Zielsystem ab.

Direkte Schnittstelle (API). Moderne Software bietet meist eine Programmierschnittstelle an, über die Daten strukturiert und in Echtzeit oder in festen Abständen übertragen werden können. Das ist der robustere Weg: Die Verbindung läuft stabil, solange sich die Schnittstelle selbst nicht ändert, und lässt sich mit klaren Prüfregeln versehen — zum Beispiel, dass eine Rechnungssumme erst übertragen wird, wenn sie mit dem Auftrag übereinstimmt.

Nachbildung der Bedienoberfläche (RPA). Bietet ein System keine Schnittstelle an, kann eine Automatisierung die Eingaben so vornehmen, wie es ein Mensch am Bildschirm tun würde. Das funktioniert bei vielen älteren Branchenlösungen, ist aber störanfälliger: Ändert der Hersteller die Oberfläche, muss die Automatisierung angepasst werden. Dieser Weg ist sinnvoll, wenn keine Schnittstelle existiert und ein Systemwechsel nicht infrage kommt — nicht als erste Wahl.

In beiden Fällen gehört eine Plausibilitätsprüfung dazu: ungewöhnlich hohe Beträge, fehlende Pflichtfelder oder Abweichungen zum vorherigen Stand landen zur Bestätigung bei einer Person, statt automatisch durchzulaufen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Standorten pflegte neue Aufträge zunächst im Terminsystem, übertrug die Kundendaten anschließend manuell in die Buchhaltungssoftware für die Rechnungsstellung und ein drittes Mal in ein Auswertungs-Tool für die Standortübersicht. Bei rund 40 neuen Aufträgen pro Woche und je etwa 6 Minuten pro System ergab allein diese doppelte und dreifache Erfassung einen spürbaren wöchentlichen Aufwand, der sich über das Jahr zu einem niedrigen fünfstelligen Betrag an Personalkosten summierte.

Die Verbindung zwischen Terminsystem und Buchhaltung lief über eine vorhandene Schnittstelle, das Auswertungs-Tool wurde direkt an dieselbe Quelle angebunden. Die manuelle Übertragung entfiel für den überwiegenden Teil der Standardfälle; übrig blieb die Prüfung der Fälle, die von der Norm abwichen — etwa Aufträge mit individuellen Sonderkonditionen, die weiterhin bewusst freigegeben werden.

Wo sich die Automatisierung lohnt — und wo nicht

| Situation | Einordnung | |---|---| | Beide Systeme bieten eine offene Schnittstelle | meist lohnend, geringer Aufwand | | Ein System ohne Schnittstelle, aber mit Export (CSV, E-Mail) | lohnend, etwas mehr Aufwand für die Anbindung | | Ein System ganz ohne Schnittstelle oder Export | nur über Nachbildung der Oberfläche möglich, Aufwand und Störanfälligkeit steigen | | Übertragung betrifft weniger als eine Handvoll Vorgänge pro Woche | Aufwand für Einrichtung übersteigt oft den Nutzen, siehe Faustregel weiter unten |

Als grobe Orientierung gilt dieselbe Faustregel wie bei anderen Automatisierungen: Unter etwa drei Stunden Handarbeit pro Woche lohnt sich der Aufwand meist nur, wenn Fehler dort besonders teuer wären. Darüber steigt der Nutzen einer Anbindung spürbar.

Was vor dem Bauen geklärt sein muss

Drei Fragen entscheiden meist darüber, ob eine Anbindung glatt läuft oder zur Dauerbaustelle wird.

Welches System ist die führende Quelle? Wenn eine Information in beiden Systemen bearbeitet werden kann, muss vorher feststehen, welches System im Zweifel recht hat. Ohne diese Festlegung entstehen widersprüchliche Stände, die eine Automatisierung nicht auflösen kann — sie überträgt nur, sie entscheidet nicht.

Wie wird ein Fehlschlag sichtbar? Eine Übertragung, die stillschweigend fehlschlägt, ist gefährlicher als eine, die gar nicht existiert — weil alle Beteiligten sich auf einen aktuellen Stand verlassen, der längst veraltet ist. Eine Fehlermeldung an eine verantwortliche Person gehört deshalb von Anfang an dazu, nicht als Nachrüstung.

Wer testet die Ausnahmefälle? Der Normalfall läuft nach wenigen Tagen zuverlässig. Die Fälle, die selten vorkommen — ein doppelter Auftrag, ein storniertes Angebot, ein Kunde mit zwei Adressen — zeigen sich oft erst nach einigen Wochen im echten Betrieb. Wer diese Zeit nicht einplant, erlebt die Überraschung mitten im laufenden Geschäft statt in der Testphase.

Wo es eng wird

Nicht jede Verbindung zwischen zwei Systemen sollte gebaut werden, nur weil sie technisch möglich ist. Werden personenbezogene Daten übertragen, muss vorab geklärt sein, welche Systeme dafür geeignet sind und wo die Daten letztlich liegen — insbesondere wenn eines der beteiligten Systeme außerhalb der EU gehostet wird. Bei Finanzdaten sollte die Übertragung nachvollziehbar protokolliert sein, damit sich im Zweifel rekonstruieren lässt, wann welcher Wert von wem oder wovon geändert wurde. Und wenn eines der beiden Systeme ohnehin abgelöst werden soll, ist es meist wirtschaftlicher, das zuerst zu klären, statt eine automatisierte Brücke zu einem System zu bauen, das in einem Jahr nicht mehr existiert.

Der nächste Schritt

Der schnellste Weg, den eigenen Aufwand einzuschätzen: Notiere für eine Woche, wie oft dieselbe Information in mehr als einem System eingetragen wird und wie lange das jeweils dauert. Das ergibt bereits die Grundlage für dieselbe Rechnung wie in unserem Beitrag Was KI-Automatisierung wirklich kostet.

Welche Systeme sich in eurem Fall sinnvoll verbinden lassen und was das kosten würde, klärt sich am schnellsten in der kostenlosen Prozessanalyse. Mehr zu den grundsätzlichen Möglichkeiten steht auf der Seite KI-Automatisierung.