Ausschreibungen bearbeiten, ohne Nächte durchzumachen

Eine Ausschreibung kommt selten zum guten Zeitpunkt. Die Unterlagen sind hundert Seiten stark, die Frist ist eng, und ein Großteil der Arbeit besteht nicht aus dem eigentlichen Angebot, sondern aus dem Drumherum: Eignungsnachweise zusammensuchen, das Leistungsverzeichnis Position für Position durchgehen, Formblätter ausfüllen, die in jeder Ausschreibung anders heißen, aber dasselbe verlangen.

Genau dieser Teil lässt sich automatisieren — nicht die Entscheidung, ob und wie man anbietet, aber die Arbeit davor. Was dabei tatsächlich funktioniert, steht in diesem Beitrag.

Die kurze Antwort

Automatisieren lässt sich vor allem die Vorprüfung und Zusammenstellung: ein System liest die Ausschreibungsunterlagen ein, extrahiert Fristen, geforderte Nachweise und Ausschlusskriterien, gleicht sie mit einer hinterlegten Liste eurer Standardunterlagen ab und meldet, was fehlt oder abweicht. Auch das Zusammenstellen wiederkehrender Formblätter und das Vorausfüllen von Leistungsverzeichnissen mit hinterlegten Preisen lässt sich automatisieren. Was nicht automatisiert werden sollte, ist die Kalkulation selbst und die Entscheidung, ob eine Ausschreibung zum Betrieb passt — das bleibt fachliches Urteil, weil ein falscher Preis oder ein übersehenes Ausschlusskriterium schnell teuer wird.

Wo der Aufwand tatsächlich entsteht

Bevor man automatisiert, lohnt sich der Blick darauf, wo die Zeit wirklich hingeht — meistens nicht dort, wo man es vermutet:

Formale Vorprüfung. Sind alle geforderten Nachweise vorhanden — Handwerksrolleneintrag, Unbedenklichkeitsbescheinigung, Referenzen der letzten drei Jahre? Diese Liste unterscheidet sich von Ausschreibung zu Ausschreibung kaum, wird aber jedes Mal von Neuem durchgegangen.

Fristen und Termine. Abgabefrist, Bietertag, Nachfragefrist — verstreut über hundert Seiten, oft in unterschiedlichen Abschnitten. Wer eine Nachfragefrist verpasst, kann eine unklare Position im Leistungsverzeichnis nicht mehr klären und kalkuliert im Zweifel falsch.

Leistungsverzeichnis abgleichen. Positionen mit dem eigenen Artikel- oder Leistungskatalog abgleichen, um zu sehen, wo Standardpreise greifen und wo neu kalkuliert werden muss.

Formblätter ausfüllen. Eigenerklärungen, Tariftreueerklärungen, Angaben zu Nachunternehmern — inhaltlich meist identisch, aber in jedem Vergabeverfahren anders formatiert.

Was ein automatisierter Ablauf übernimmt

| Schritt | Automatisierbar | Bleibt Handarbeit | |---|---|---| | Fristen und Formalien erfassen | ja, aus den Unterlagen extrahiert | Plausibilitätsprüfung bei Unklarheiten | | Nachweise abgleichen | ja, gegen hinterlegte Vorlagen | Fehlende Nachweise beschaffen | | Leistungsverzeichnis mit Standardpreisen vorausfüllen | ja, für bekannte Positionen | Kalkulation neuer oder unklarer Positionen | | Formblätter zusammenstellen | ja, aus hinterlegten Firmendaten | Rechtsverbindliche Unterschrift, Freigabe | | Entscheidung: mitbieten oder nicht | nein | vollständig fachliches Urteil |

Der Effekt ist weniger „schneller kalkulieren" als „mehr Zeit für die Kalkulation, weil das Drumherum nicht mehr die halbe Nacht frisst".

Warum das gerade bei Ausschreibungen besonders lästig ist

Anders als bei den meisten Büroabläufen kommt bei Ausschreibungen die Unregelmäßigkeit dazu: Eine Ausschreibung folgt selten der letzten im Format, weil jede Vergabestelle eigene Vorlagen, eigene Portale und eigene Reihenfolgen benutzt. Was in der einen Ausschreibung „Eigenerklärung zur Tariftreue" heißt, heißt in der nächsten „Erklärung nach § 4 Tariftreuegesetz" — inhaltlich dasselbe Dokument, aber jedes Mal wird neu gesucht, ob man es schon hat oder neu ausstellen muss.

Das ist der Grund, warum sich hier ein automatisierter Abgleich besonders lohnt: Er kennt die inhaltliche Bedeutung eines Formblatts unabhängig vom Namen, den die jeweilige Vergabestelle ihm gibt, und schlägt das passende, bereits vorhandene Dokument vor. Für einen Menschen, der zum ersten Mal eine bestimmte Vergabeplattform sieht, ist genau das der zeitraubendste Teil.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Elektrobetrieb mit rund 15 Mitarbeitern bearbeitete früher jede öffentliche Ausschreibung komplett manuell: Ein Mitarbeiter las die Unterlagen, erstellte eine handschriftliche Checkliste der Nachweise, glich das Leistungsverzeichnis Position für Position mit einer Excel-Preisliste ab. Bei einer hundertseitigen Ausschreibung waren das regelmäßig sechs bis acht Stunden reine Vorarbeit, bevor überhaupt kalkuliert wurde — häufig am Wochenende vor Fristende, weil tagsüber die Baustellen liefen.

Jetzt liest ein automatisierter Ablauf die Unterlagen ein, gleicht die geforderten Nachweise mit der betriebseigenen Dokumentenablage ab und meldet fehlende oder abgelaufene Unterlagen sofort. Bekannte Positionen im Leistungsverzeichnis werden mit hinterlegten Preisen vorausgefüllt, sodass nur noch die neuen oder unklaren Positionen kalkuliert werden müssen. Aus sechs bis acht Stunden Vorarbeit sind rund neunzig Minuten geworden — die Kalkulation selbst dauert genauso lang wie vorher, weil sie das ist, was ein Mensch tun muss.

Die Rechnung

Bei zwei bearbeiteten Ausschreibungen pro Woche mit je sechs Stunden Vorarbeit:

• Zeitaufwand: 2 Ausschreibungen × 6 Stunden × 46 Arbeitswochen = 552 Stunden im Jahr
• Kosten bei 45 Euro Vollkosten je Stunde: 24.840 Euro im Jahr
• Realistisch automatisierbar: rund 70 Prozent der Vorarbeit (Formalien, Nachweise, Standardpositionen)
• Ersparnis: rund 17.000 Euro im Jahr

Bei einer Einrichtung im mittleren vierstelligen Bereich — der Aufwand hängt stark davon ab, wie viele unterschiedliche Vergabeplattformen und Dokumentformate im Spiel sind — ist die Investition typischerweise innerhalb weniger Monate zurückverdient. Wer nur eine Ausschreibung im Quartal bearbeitet, sollte dagegen bei der manuellen Checkliste bleiben: Der Aufwand für eine saubere Automatisierung lohnt sich erst bei einer gewissen Regelmäßigkeit.

Wo die Grenze liegt — und warum sie wichtig ist

Bei öffentlichen Ausschreibungen ist ein formaler Fehler oft ein Ausschlussgrund, kein Detail. Deshalb gilt: Ein automatisierter Ablauf darf Vorschläge machen und Lücken aufzeigen, aber die Entscheidung über die eingereichten Unterlagen muss immer ein Mensch treffen und verantworten. Dasselbe gilt für die Kalkulation selbst — ein System kann bekannte Preise einsetzen, aber es kennt weder die aktuelle Auslastung des Betriebs noch strategische Gründe, ein Angebot bewusst knapp oder bewusst hoch zu kalkulieren. Wer diesen Teil an ein automatisiertes System delegiert, verlagert eine unternehmerische Entscheidung dorthin, wo sie nicht hingehört.

Auch bei den hinterlegten Firmendaten und Referenzen lohnt sich Vorsicht: Diese Angaben werden rechtsverbindlich eingereicht. Eine veraltete Referenzliste oder ein abgelaufener Nachweis, der unbemerkt durchrutscht, ist schlimmer als der manuelle Aufwand, den man sich gespart hat.

Der nächste Schritt

Wenn Ausschreibungen bei euch regelmäßig anfallen und die Vorarbeit mehr Zeit frisst als die eigentliche Kalkulation, lohnt sich ein Blick auf unsere Seite KI-Automatisierung — dort steht, wie ein solcher Ablauf grundsätzlich aufgebaut wird.

Welche Faktoren den Preis einer solchen Automatisierung treiben und wie sich das durchrechnen lässt, steht im Beitrag Was KI-Automatisierung wirklich kostet. Und wenn ihr erst noch klären wollt, ob sich der Aufwand bei eurer Ausschreibungshäufigkeit überhaupt lohnt: Das klärt eine kostenlose Prozessanalyse in 60 bis 90 Minuten.