Geschäftsgeheimnisse und KI: die drei Fehler, die teuer werden

Kalkulationen, Rezepturen, Kundenlisten, interne Preismodelle, Konstruktionsdaten — die meisten Betriebe haben Geschäftsgeheimnisse, ohne sie so zu nennen. Und viele geben sie inzwischen ganz selbstverständlich in ein KI-Tool ein: eine Kalkulation zur Prüfung, ein Vertragsentwurf zur Zusammenfassung, ein internes Konzept zur Formulierungshilfe.

Das Problem dabei ist nicht in erster Linie, dass etwas „nach außen dringt" — die meisten seriösen Anbieter sichern ihre Systeme ab. Das Problem ist, dass ein Geschäftsgeheimnis nach deutschem Recht nur dann als solches geschützt ist, wenn der Inhaber angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen getroffen hat. Wer das nicht sauber macht, verliert im Streitfall möglicherweise den rechtlichen Schutz — unabhängig davon, ob überhaupt etwas durchgesickert ist.

Die kurze Antwort

Nach dem Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG, seit 2019 in Kraft, Umsetzung der EU-Richtlinie 2016/943) ist eine Information nur dann ein rechtlich geschütztes Geschäftsgeheimnis, wenn sie geheim ist, einen wirtschaftlichen Wert hat und der Inhaber sie durch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen schützt. Die drei Fehler, die diesen Schutz beim Einsatz von KI am häufigsten kosten: erstens die unbedachte Eingabe in Tools, deren Nutzungsbedingungen eine Verwendung der Eingaben zu eigenen Zwecken erlauben; zweitens das Fehlen einer internen Regel, welche Informationen überhaupt in ein externes KI-Tool dürfen; drittens fehlende oder unklare Vertraulichkeitsvereinbarungen mit dem Anbieter und mit externen Mitarbeitenden, die mit dem Tool arbeiten. Keiner dieser drei Fehler ist technisch kompliziert zu vermeiden — sie kosten eher Disziplin als Geld.

Wer diese drei Punkte klärt, bevor ein KI-Tool im Alltag ankommt, verliert im Streitfall nicht den Schutz für Informationen, die er eigentlich schützen wollte.

Warum das kein theoretisches Problem ist

Vor dem GeschGehG reichte in Deutschland oft schon der reine Wille, etwas geheim zu halten, für einen rechtlichen Schutz. Seit 2019 reicht das nicht mehr. Der Gesetzgeber verlangt aktiv nachweisbare Maßnahmen — organisatorisch, vertraglich, technisch. Fehlen sie, ist die Information im Sinne des Gesetzes gar kein Geschäftsgeheimnis mehr, selbst wenn sie objektiv sensibel ist und nie öffentlich wurde.

Das trifft KI-Nutzung besonders, weil viele Betriebe KI-Tools zuerst informell einführen: Ein Mitarbeiter probiert ein Tool aus, weil es hilft, findet es gut, nutzt es weiter — ohne dass jemand geprüft hat, was mit den eingegebenen Daten passiert. Genau in dieser Lücke zwischen „wird genutzt" und „wurde geprüft" entstehen die drei Fehler.

Fehler 1: Eingabe in Tools ohne geklärte Nutzungsbedingungen

Viele kostenlose oder private Tarife von KI-Diensten erlauben in ihren Nutzungsbedingungen, Eingaben zur Verbesserung des Dienstes oder zum Training zukünftiger Modelle zu verwenden. Bei Geschäftskonten ist das häufig anders geregelt oder ausdrücklich ausgeschlossen — aber nur, wenn der genutzte Tarif das auch tatsächlich vorsieht.

Der Fehler entsteht selten aus Leichtsinn, sondern aus Tempo: Jemand nutzt die private oder kostenlose Version desselben Anbieters, dessen Geschäftsversion im Unternehmen eigentlich freigegeben ist — weil die private Version bereits eingerichtet ist und schneller geht. Für eine Kalkulation oder einen Konstruktionsplan ist das der Unterschied zwischen „vertraglich abgesichert" und „irgendwo in den AGB eines Konsumentenprodukts geregelt".

Was hilft: eine kurze, verbindliche Liste, welche KI-Tools im Unternehmen für welche Datenarten freigegeben sind — nicht als dickes Regelwerk, sondern als eine Seite, die jeder kennt.

Fehler 2: Keine Regel, was überhaupt eingegeben werden darf

Der zweite Fehler liegt eine Ebene davor: Selbst bei einem sauber vertraglich abgesicherten Geschäftskonto fehlt oft eine interne Antwort auf die Frage, welche Informationen dorthin überhaupt dürfen. Ohne diese Regel entscheidet jede Person im Betrieb das im Zweifel selbst — und die Einschätzung, was „geheim genug" ist, unterscheidet sich stark zwischen Buchhaltung, Vertrieb und Konstruktion.

Eine brauchbare Einstufung braucht keine Juristerei, sondern drei einfache Kategorien:

| Kategorie | Beispiel | Regel | |---|---|---| | Unbedenklich | Allgemeine Textentwürfe, öffentlich verfügbare Informationen | Frei nutzbar in freigegebenen Tools | | Intern, aber nicht kritisch | Interne Prozessbeschreibungen, anonymisierte Auswertungen | Nur in vertraglich abgesicherten Geschäftskonten | | Geschäftsgeheimnis | Kalkulationen, Rezepturen, Konstruktionsdaten, unveröffentlichte Vertragskonditionen | Nur mit expliziter Freigabe, im Zweifel gar nicht in externe KI-Tools |

Diese Einstufung ist die eigentliche Geheimhaltungsmaßnahme im Sinne des Gesetzes — sie zeigt im Streitfall, dass der Betrieb aktiv unterschieden und gehandelt hat, statt einfach zu hoffen, dass nichts passiert.

Fehler 3: Fehlende Vertraulichkeitsvereinbarungen

Der dritte Fehler betrifft nicht das Tool, sondern die Menschen drumherum: freie Mitarbeitende, externe Dienstleister, Praktikanten, die mit KI-Tools arbeiten, ohne dass eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) das ausdrücklich abdeckt. Ein Standardarbeitsvertrag regelt Verschwiegenheit oft allgemein, aber nicht die konkrete Frage, ob und wie Unternehmensdaten in externe KI-Dienste eingegeben werden dürfen.

Bei externen KI-Dienstleistern — etwa einer Agentur, die eine Automatisierung baut und dafür mit echten Beispieldaten arbeitet — gehört diese Frage ebenfalls in den Vertrag, nicht in eine mündliche Absprache. Wer als Auftraggeber Kalkulationsdaten oder Konstruktionspläne zur Verfügung stellt, sollte vorher klären, ob dafür anonymisierte oder synthetische Testdaten reichen. In den meisten Projekten reichen sie tatsächlich aus, gerade in der Anfangsphase.

Was eine angemessene Maßnahme in der Praxis bedeutet

„Angemessen" heißt nicht „maximal". Ein Betrieb mit 15 Mitarbeitenden braucht keine eigene Informationssicherheitsabteilung, um seine Kalkulationen zu schützen — er braucht nachweisbare, für die Betriebsgröße passende Schritte. Dazu gehören in der Praxis meist vier Dinge: eine schriftliche Liste freigegebener Tools, eine kurze Einweisung neuer Mitarbeitender zu dieser Liste, eine vertragliche Regelung mit externen Dienstleistern und eine Kennzeichnung besonders sensibler Dokumente, etwa durch einen Vermerk oder einen eingeschränkten Zugriff im Dateisystem. Gerichte prüfen im Streitfall, ob die getroffenen Maßnahmen zur Art der Information und zur Größe des Betriebs passen — nicht, ob sie dem theoretisch bestmöglichen Standard entsprechen.

Wichtig dabei: Diese Maßnahmen wirken nur, wenn sie auch für KI-Tools gelten und nicht nur für klassische IT-Systeme wie Server oder Dateiablagen. Eine Firewall schützt nicht vor einer Kalkulation, die jemand freiwillig in ein Chatfenster tippt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Handwerksbetrieb mit rund 15 Mitarbeitenden wollte ein KI-Tool zur Angebotskalkulation testen, das branchenspezifische Preisdaten und interne Aufschlagsformeln verarbeiten sollte. In der Testphase wurden zunächst reale Kalkulationen mit den tatsächlichen Aufschlägen eingegeben — in ein kostenloses Testkonto, ohne dass vorher geprüft wurde, welche Nutzungsbedingungen dafür galten. Nach einem internen Hinweis wurde die Testphase gestoppt, auf ein Geschäftskonto mit vertraglich ausgeschlossenem Training umgestellt und die Testdaten durch anonymisierte Beispielwerte ersetzt. Der Zeitverlust betrug wenige Tage — deutlich weniger, als eine spätere Klärung im Streitfall gekostet hätte.

Wo es rechtlich eng wird

Nicht jede Information lässt sich rechtssicher in eine Kategorie einsortieren, und nicht jeder Streitfall lässt sich durch die drei Maßnahmen oben vollständig vermeiden. Ob eine bestimmte Information im Einzelfall tatsächlich als Geschäftsgeheimnis gilt, welche Maßnahmen „angemessen" sind und wie ein Anbietervertrag im Streitfall ausgelegt wird, ist eine juristische Einzelfallfrage — das kann und soll dieser Beitrag nicht ersetzen. Wer mit besonders sensiblen Informationen arbeitet — etwa unveröffentlichten Patentanmeldungen oder Rezepturen mit hohem wirtschaftlichem Wert —, sollte den Einsatz externer KI-Tools dafür grundsätzlich vermeiden oder vorher anwaltlich prüfen lassen, statt sich auf eine allgemeine interne Regel zu verlassen.

Der nächste Schritt

Die drei Fehler oben lassen sich in den meisten Betrieben an einem Nachmittag beheben: Tools und Tarife auflisten, Datenkategorien festlegen, Verträge und Vereinbarungen prüfen. Wo genau die Grenze zwischen „unbedenklich" und „Geschäftsgeheimnis" bei euch verläuft und wie ihr KI-Tools so einführt, dass diese Fragen von Anfang an geklärt sind, ist Teil unserer KI-Beratung.

Verwandtes Thema: Welche Vertragspunkte bei personenbezogenen Daten in KI-Diensten zwingend geregelt sein müssen, steht im Beitrag Auftragsverarbeitung bei KI-Diensten: was in den Vertrag gehört.