KI-Assistent für Unternehmen: Aufgaben, Auswahl und Nutzen

Ein KI-Assistent für Unternehmen kann Informationen aus freigegebenen Quellen suchen, Antworten und Dokumente vorbereiten und angebundene Arbeitsschritte ausführen. Welche Aufgaben er zuverlässig übernimmt, hängt von den Daten, den verfügbaren Anbindungen und den festgelegten Rechten ab. Prüfe zuerst, was eure vorhandene Software bereits abdeckt. Eine eigene Lösung lohnt sich dann, wenn sie eine konkrete Lücke schließt.

Dieser Leitfaden hilft euch bei drei Entscheidungen: Welcher Ablauf eignet sich für den Einstieg? Reicht ein vorhandenes Werkzeug? Und wie prüft ihr, ob am Ende tatsächlich Zeit frei wird?

Wer diese Auswahl schon hinter sich hat und wissen will, wie eine Umsetzung abläuft, was sie kostet und wo sie an ihre Grenze kommt, findet das auf unserer Seite KI-Assistent für Unternehmen.

Welche Aufgaben eignen sich?

Wenn sich ein Ablauf vollständig mit festen Regeln beschreiben lässt, prüft auch eine klassische Automatisierung. Eine Benachrichtigung bei einem neuen Auftrag benötigt nicht automatisch ein Sprachmodell.

Reichen ChatGPT, Copilot oder vorhandene Branchenprogramme?

Auch Standardangebote können Unternehmensquellen anbinden. OpenAI beschreibt mit Company Knowledge, wie ChatGPT unterstützte, freigegebene Quellen nutzt. Verfügbarkeit und Zugriff hängen unter anderem vom Tarif und den Einstellungen des Arbeitsbereichs ab. Die frühere pauschale Aussage, ChatGPT könne das eigene Unternehmen grundsätzlich nicht kennen, trifft deshalb nicht zu.

Microsoft beschreibt ebenfalls Anbindungen externer Quellen an Copilot. Dabei müssen die Zugriffsrechte der Verbindung richtig eingestellt werden: Eine zu breite Freigabe kann vertrauliche Inhalte zugänglich machen.

Für eure Auswahl ist der konkrete Ablauf entscheidend. Lasst dieselben Aufgaben in den infrage kommenden Lösungen bearbeiten. Prüft anschließend:

• Werden die benötigten Quellen tatsächlich erreicht?
• Ist die Antwort richtig, aktuell und an der Fundstelle nachprüfbar?
• Bleiben Informationen auf die vorgesehenen Personen beschränkt?
• Sind erforderliche Aktionen und Freigaben abbildbar?
• Wie aufwendig sind Einrichtung, Kontrolle und laufende Pflege?

Wenn das vorhandene Werkzeug diese Anforderungen erfüllt, kann es für den Einstieg ausreichen. Besondere Schnittstellen oder mehrstufige Abläufe können eine individuelle Anbindung sinnvoll machen. Unsere Auswahlhilfe Software oder Agentur führt diese Entscheidung weiter aus.

Wie prüft ihr einen Assistenten vor dem Einsatz?

Nehmt eine überschaubare Aufgabe, etwa das Finden einer gültigen Arbeitsanweisung. Legt die erwartete Antwort und ihre Quelle vorher fest. Nutzt dafür Beispieldaten, die ihr zu diesem Zweck verwenden dürft.

Prüft anschließend auch die schwierigen Fälle: Zwei Dokumente widersprechen sich. Eine Quelle fehlt. Ein Dokument wurde ersetzt. Eine Person fragt nach Informationen, auf die sie keinen Zugriff haben soll. Eine Anbindung fällt aus. Der Assistent sollte Grenzen erkennbar machen und einen vorgesehenen Weg zur Klärung anbieten.

Eine richtige Antwort allein bestätigt noch keinen funktionierenden Gesamtprozess. Bei schreibenden Aktionen gehört zum Test auch, was nach einem Abbruch oder einer Wiederholung passiert. Eine bereits angelegte Aufgabe darf beispielsweise nicht unbemerkt ein zweites Mal entstehen.

Dafür könnt ihr unsere zwölf Tests für Automatisierungen mit Ergebnisdownload verwenden. Übertragt die Fälle auf euren Ablauf und ergänzt dessen Besonderheiten.

Was bringt das wirtschaftlich?

Fiktives Rechenbeispiel — alle folgenden Werte sind Annahmen, keine Kundenergebnisse. Ein Team bearbeitet 300 interne Auskunftsvorgänge im Monat. Bisher benötigt es durchschnittlich sechs Minuten je Vorgang. Mit Unterstützung eines Assistenten fallen einschließlich Kontrolle drei Minuten an.

Bei einem angenommenen internen Stundensatz von 40 Euro entspräche diese Kapazität rechnerisch 480 Euro pro Monat. Davon sind zusätzliche laufende Software- und Betreuungskosten abzuziehen. Einrichtung und Einführung kommen gesondert hinzu.

Freie Kapazität ist nicht automatisch eine Kostensenkung oder zusätzlicher Umsatz. Entscheidend ist, ob und wofür das Team die Zeit tatsächlich nutzen kann. Setzt deshalb eure eigenen gemessenen Werte ein und berücksichtigt auch Fehlversuche und Nacharbeit.

Wann ist der Einstieg noch nicht sinnvoll?

Wenn selbst die zuständige Person die richtige Antwort mangels verlässlicher Unterlagen nicht ermitteln kann, sollte zuerst die Informationsgrundlage geklärt werden. Auch seltene Vorgänge können mehr Einrichtungs- und Pflegeaufwand verursachen, als sie einsparen.

Klärt vor dem Einsatz außerdem Datenflüsse, Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten und die benötigten vertraglichen Grundlagen. Ein EU-Rechenzentrum oder ein bekannter Produktname allein beantwortet diese Fragen nicht.

Der nächste Schritt

Bringt einen konkreten Vorgang mit: die Frage oder Aufgabe, die benötigten Quellen, die bisherige Bearbeitungszeit und das gewünschte Ergebnis. Damit lässt sich prüfen, ob eine vorhandene Lösung genügt und welche Anbindung noch fehlt.

Auf unserer Seite KI-Assistent für Unternehmen findet ihr den Ablauf einer Zusammenarbeit. Im kostenlosen Erstgespräch besprechen wir euren Anwendungsfall und den nächsten sinnvollen Schritt.